Bạn muốn nâng cao chất lượng cũng như hiệu suất làm việc. Nhưng chỉ biết kéo số thứ tự để đánh số ? Hãy bỏ ngay cách làm đó và ghi chú lại những hàm đánh số thứ tự trong Excel này ngay ! Đảm bảo vừa nhanh vừa tiện lợi
Xem thêm bài viết liên quan - Vẽ biểu đồ trong Excel - Hàm xếp hạng trong excel
Đánh số thứ tự trong excel bằng hàm ROW
“Hàm ROW là một hàm đơn giản và dễ dàng dùng trong Excel. Về bản chất, hàm ROW căn cứ trên số thứ tự của hàng đang được đặt hàm. Nên chỉ cần phép trừ cơ bản là sẽ có STT bạn muốn ghi trong cột STT của mình”
Hướng dẫn chi tiết
- Nhập công thức =ROW()-1 trong ô đầu tiên
- Sao chép và dán công thức vào các ô tiếp theo sau đó.
Ví dụ
- Tại ô A2 mình nhập hàm ROW()-1 tương ứng với nó là nội dung ở cột B tại ô B2
- Kéo công thức từ ô A2 đến vị trí mà bạn muốn dừng đếm STT
Sử dụng hàm SUBTOTAL
“Hàm SUBTOTAL sẽ giúp bạn đánh số thứ tự tự động đối với những thông tin được thể hiện liên tục”
Hướng dẫn chi tiết
- Nhập công thức SUBTOTAL(3,$B$2:B2) vào ô đầu tiên
- Sao chép và dán công thức vào các ô tiếp theo sau đó. Bạn có thể nhấn giữ thả chuột để tiết kiệm thời gian hơn.
Những lưu ý:
- Số 3 là đối số. Tương đương chức năng hàm COUNTA trong hàm SUBTOTAL.
- $B$2:B2 là phạm vi áp dụng hàm COUNTA – tức là vùng chứa STT.
- Nên cố định ô B2 trong công thức nhằm tránh xảy ra lỗi nhảy ô khi kéo công thức
Ví dụ minh họa
- Tại ô A2 mình nhập hàm SUBTOTAL(3,$B$2:B2) và giá trị đối xứng với ô A2 tại thời điểm đó là B2
- Hàm này có nghĩa là sử dụng chức năng COUNTA để bắt đầu đếm tại vùng dữ liệu đã được xác định. Và số “3” trong công thức chính là con số thể hiện cho hàm COUNTA để sử dụng cho hàm SUBTOTAL
Đánh số thứ tự bằng trên Excel bằng hàm COUNTA
“Hàm COUNTA giúp bạn đánh số thứ tự bằng cách đếm các hàng có dữ liệu”
Hướng dẫn
- Tại ô đầu tiên của ô thứ tự cần đánh nhập công thức =IF(ISBLANK(B2),“”,COUNTA($B$2:B2))
Trong đó
- IF(ISBLANK(B2),””: Kiểm tra xem các ô liền kề trong cột B có trống ko. Nếu trống, nó sẽ trả về 1 giá trị trống.
- COUNTA ($B$2:B2): Đếm các ô chứa dữ liệu. Trong đó $B$2:B2 là phạm vi mà hàm COUNTA đã vận dụng. Tức là vùng chứa dữ liệu cần đánh số thứ tự.
- Sao chép và dán công thức vào các ô tiếp theo sau đó.
Ví dụ
- Tại ô A2 mình nhập công thức =IF(ISBLANK(B2),“”,COUNTA($B$2:B2))
- Bấm Enter và kết quả hiển thị sẽ như này
- Nếu bạn Insert thêm hàng thì số sẽ tự động được bỏ trống và ở hàng liền kề sẽ nhảy số tiếp theo
- Sau đó bạn chỉ cần kéo dán công thức ở cột trên xuống là có thể hoàn tất việc đánh số thứ tự bằng hàm trên Excel
Sử dụng hàm AGGREGATE để đánh số thứ tự trong Excel
“Hàm AGGREGATE cũng là một giải pháp hữu hiệu nếu bạn muốn thay đổi hay cập nhật dữ liệu của mình. Nó sẽ giúp bạn tự cập nhật lại STT khi muốn thêm/bớt/ẩn hàng”
Hướng dẫn
- Chọn ô đầu tiên của cột cần tạo STT và nhập công thức =AGGREGATE(3,5,$B$2:B2)
- Sao chép và dán công thức vào các ô tiếp theo sau đó
Lưu ý
- Số 3 tương đương chức năng hàm COUNTA trong hàm SUBTOTAL.
- Số 5 là đối số bỏ qua hàng bị ẩn.
- $B$2:B2 là phạm vi áp dụng hàm COUNTA tại vùng chứa nội dung và STT
Ví dụ
- Tại vị trí ô A2 mình nhập công thức =AGGREGATE(3,5,$B$2:B2)
- Thử nghiệm chèn thêm một hàng với thông tin trống bạn sẽ nhận kết quả như này
- Chỉ cần thêm nội dung thì Số thứ tự sẽ tự động chạy
- Và hàm này cũng có thể áp dụng cho những nội dung không đứng liền kề
Hy vọng những hàm đánh số thứ tự trong Excel mà Bib Space chúng mình tổng hợp được sẽ giúp bạn hoàn thành công việc dễ dàng hơn nhé
>> Tham khảo cho thuê phòng học giá rẻ tại đây
—-Thông tin liên hệ
– 76/50B Phan Tây Hồ, phường 7, quận Phú Nhuận
– Lầu 3, số 09 Lê Trung Nghĩa, phường 12, quận Tân Bình
Hotline: 0779456866 (A.Hoàng) – 0335224491 (bib)
Website: https://thebibspace.com/
Email: [email protected]
Fanpage: The bib Space
Youtube: The bib Office